Kebijakan Privasi

1. Data yang Kami Kumpulkan

1.1 Data yang kamu berikan

Saat mendaftar dan memakai LetsSign, kamu memberikan data akun berupa nama, alamat email, nomor HP, dan nama perusahaan bila kamu memakai LetsSign untuk organisasi. Saat mengirim dokumen, kamu juga memberikan nama dan alamat email penerima atau penanda tangan. Bila kamu atau penerima memakai tanda tangan tersertifikasi, data identitas untuk verifikasi diproses oleh Privy selaku PSrE, sebagaimana dijelaskan di Pasal 5.

Saat berlangganan paket atau membeli e-meterai dan kredit tanda tangan tersertifikasi, kami memproses data penagihan seperti nama dan email penagihan, nama organisasi, paket yang dipilih, nilai transaksi, metode pembayaran, dan riwayat tagihan. Pembayaran diproses melalui gateway pembayaran; kami tidak menerima PIN atau kata sandi rekening dan dompet digital kamu.

1.2 Data yang tercatat otomatis

Saat kamu memakai layanan, sistem kami mencatat data teknis secara otomatis, seperti alamat IP, jenis perangkat dan peramban, serta waktu akses. Untuk setiap dokumen, kami mencatat jejak audit: siapa yang membuka, menyetujui, atau menandatangani, kapan, dan dari alamat IP mana, beserta hash dokumen. Data ini dipakai untuk menjaga keamanan akun dan sebagai bukti penandatanganan. Masa simpan diatur di Pasal 3.

1.3 Isi dokumen

Isi dokumen yang kamu unggah tetap milik kamu. Dokumen hanya dapat diakses oleh kamu, anggota workspace yang memiliki akses, dan pihak yang kamu kirimi dokumen untuk ditandatangani. Kami tidak menjual isi dokumen dan tidak memakainya untuk melatih model AI. Fitur AI di LetsSign dijalankan di server kami sendiri di Jakarta, sehingga dokumen tidak dikirim ke penyedia AI pihak ketiga, dan fitur ini dapat dimatikan per organisasi.

2. Cara Kami Menggunakan Data

2.1 Untuk menjalankan layanan

Kami memproses data kamu untuk menyediakan layanan yang kamu minta, yaitu: membuat dan mengelola akun serta workspace; mengirim dokumen kepada penanda tangan dan memverifikasi mereka dengan kode OTP lewat email; membubuhkan tanda tangan elektronik, tanda tangan tersertifikasi, dan e-meterai; menyegel PDF final dan menyusun sertifikat audit; menyediakan verifikasi keaslian dokumen lewat kode QR dan halaman verifikasi; memproses pembayaran dan menerbitkan invoice; menjaga keamanan akun dan mencegah penyalahgunaan; serta menanggapi permintaan bantuan kamu.

2.2 Untuk komunikasi dan peningkatan layanan

Kami mengirim email layanan yang diperlukan, seperti kode OTP, pemberitahuan status dokumen, pengingat masa berlaku kontrak, dan informasi tagihan. Informasi produk dan promosi hanya kami kirim bila kamu menyetujuinya, dan kamu dapat berhenti menerimanya kapan saja lewat tautan di email. Kami juga memakai data penggunaan dalam bentuk agregat untuk memahami cara layanan dipakai dan memperbaikinya.

3. Penyimpanan dan Keamanan

3.1 Lokasi penyimpanan

Data akun dan dokumen kamu disimpan di pusat data yang berlokasi di Indonesia. Asisten AI dan tool AI LetsSign juga dijalankan di server kami di Jakarta. Bila lokasi penyimpanan berubah di kemudian hari, kami akan memberi tahu kamu sesuai ketentuan di Pasal 6.

3.2 Masa penyimpanan

Data akun dan dokumen kami simpan selama akun kamu aktif, atau lebih lama bila diwajibkan peraturan perundang-undangan, misalnya untuk data transaksi dan perpajakan. Bila kamu menghapus dokumen atau akun, data tersebut dihapus dari layanan, kecuali ringkasan verifikasi berupa kode dokumen, hash, dan ringkasan jejak audit. Ringkasan ini tetap disimpan agar keaslian dokumen yang sudah ditandatangani masih dapat diverifikasi oleh para pihak.

3.3 Langkah keamanan

Kami menerapkan langkah teknis dan organisasi untuk melindungi data kamu. Dokumen dienkripsi dengan AES-256 saat disimpan, dan seluruh koneksi ke layanan memakai HTTPS. PDF final disegel secara elektronik sehingga perubahan setelah penandatanganan dapat diketahui, dan setiap aktivitas dokumen tercatat di jejak audit. Akses ke data dibatasi sesuai peran di dalam workspace. Lihat juga Keamanan & Legalitas.

4. Hak Kamu sesuai UU Pelindungan Data Pribadi

4.1 Hak subjek data

Sesuai UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, kamu berhak: mengakses dan memperoleh salinan data pribadi kamu yang kami proses; memperbaiki atau memperbarui data yang tidak akurat atau tidak lengkap; meminta penghapusan data pribadi kamu, kecuali data yang wajib kami simpan menurut hukum dan ringkasan verifikasi dokumen; menarik kembali persetujuan atas pemrosesan yang didasarkan pada persetujuan; memperoleh data kamu dalam format yang umum dipakai dan dapat dibaca sistem, serta memindahkannya ke penyelenggara lain; dan mengajukan keberatan atas pemrosesan tertentu, termasuk pengambilan keputusan yang hanya didasarkan pada pemrosesan otomatis. Penarikan persetujuan tidak memengaruhi pemrosesan yang sudah dilakukan sebelumnya, tetapi dapat membuat sebagian layanan tidak lagi bisa diberikan.

4.2 Cara mengajukan permintaan

Kirim permintaan kamu ke [email protected], sebaiknya dari alamat email yang terdaftar di akun kamu, dengan menyebutkan hak yang ingin kamu gunakan. Untuk melindungi data kamu, kami memverifikasi identitas pemohon sebelum memproses permintaan dan dapat meminta informasi tambahan bila diperlukan. Kami menanggapi setiap permintaan dalam jangka waktu yang ditetapkan peraturan perundang-undangan. Kontak lengkap ada di Pasal 7.

5. Berbagi Data dengan Pihak Ketiga

5.1 Penyedia layanan

Kami bekerja dengan penyedia layanan yang memproses data atas nama kami, yaitu penyedia infrastruktur dan pusat data di Indonesia, layanan pengiriman email, Cloudflare Turnstile untuk verifikasi anti-bot di formulir dan tool (memproses alamat IP dan data perangkat), serta gateway pembayaran untuk memproses pembayaran virtual account dan dompet digital. Penyedia layanan hanya menerima data yang diperlukan untuk tugasnya dan wajib menjaga kerahasiaan serta keamanannya. Kami tidak menjual data pribadi kamu kepada pihak mana pun. Bila kamu memakai MCP Server untuk menghubungkan aplikasi AI pilihan kamu (misalnya Claude, ChatGPT, atau Gemini), data dan isi dokumen yang kamu minta dikirim ke penyedia AI tersebut atas perintah kamu dan diproses sesuai syarat dan kebijakan privasi penyedia itu. Penyedia AI pilihan kamu bukan pemroses data atas nama kami, dan kamu dapat mencabut aksesnya kapan saja.

5.2 Mitra e-meterai dan sertifikasi

Saat kamu membubuhkan e-meterai, data yang diperlukan untuk penerbitan dan pembubuhan e-meterai diproses bersama Peruri. Saat kamu atau penerima memakai tanda tangan tersertifikasi, data identitas untuk verifikasi, yaitu e-KTP dan swafoto, diproses oleh Privy selaku PSrE resmi dan dicocokkan dengan data Dukcapil. Privy dan Peruri memproses data tersebut sesuai ketentuan masing-masing.

5.3 Kewajiban hukum

Kami dapat memberikan data pribadi kepada aparat penegak hukum, pengadilan, atau instansi pemerintah yang berwenang bila diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan atau perintah pengadilan. Kami hanya memberikan data yang diminta dan relevan dengan dasar hukumnya, dan bila diizinkan hukum, kami akan memberi tahu kamu.

6. Perubahan Kebijakan

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu, misalnya karena perubahan layanan atau peraturan. Bila ada perubahan penting, kami memberi tahu kamu lewat email atau pemberitahuan di situs sebelum perubahan mulai berlaku. Tanggal berlaku dan nomor versi di bagian atas halaman ini menunjukkan versi terbaru. Dengan tetap memakai layanan setelah tanggal berlaku, kamu dianggap menyetujui kebijakan yang diperbarui.

7. Kontak

Kebijakan Privasi ini diterbitkan oleh PT Akselerasi Platform Indonesia (Jl. H. Jum 2, Paninggilan Utara, Ciledug, Kota Tangerang, Banten 15153; NIB 1000000007469106) selaku pengendali data pribadi layanan LetsSign. Untuk pertanyaan, permintaan terkait data pribadi, atau keluhan tentang pemrosesan data, hubungi kami di [email protected]. Untuk melaporkan masalah keamanan, hubungi [email protected].