Daftar isi
“Kontrak sewa ruko cukup tanda tangan elektronik. Tapi perjanjian kredit dengan bank, mereka minta yang tersertifikasi.”
Minggu lalu Pak Hendra menandatangani tiga dokumen: kontrak sewa ruko, surat penawaran ke pelanggan, dan perjanjian fasilitas kredit. Dua yang pertama selesai dalam lima menit lewat tanda tangan elektronik. Yang ketiga tertahan sehari, karena pihak bank mensyaratkan tanda tangan elektronik tersertifikasi.
Kejadian seperti ini wajar. Tidak semua dokumen butuh tanda tangan tersertifikasi, tetapi ada dokumen yang memang memerlukannya. Dimas, staf legal di kantor Pak Hendra, kini memakai satu pertanyaan sederhana sebelum mengirim dokumen: siapa yang akan menilai keabsahan tanda tangan ini, dan apa syarat mereka?
Ringkasan
- Tanda tangan elektronik, baik tersertifikasi maupun tidak, punya kekuatan hukum selama memenuhi syarat UU ITE.
- Untuk perjanjian sehari-hari dan dokumen internal, tanda tangan elektronik dengan jejak audit umumnya sudah memadai.
- Pilih tersertifikasi bila penerima, instansi, atau aturan sektor mensyaratkannya, atau bila nilai dan risiko sengketanya besar.
- Tanda tangan tersertifikasi dibuat dengan sertifikat elektronik dari PSrE yang diakui pemerintah. Di LetsSign, sertifikatnya diterbitkan oleh Privy dan tersedia mulai paket Personal.
Dasar Hukum Singkat
UU ITE (UU No. 11 Tahun 2008 beserta perubahannya) dalam Pasal 11 menyatakan tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah, selama memenuhi syarat tertentu. Di antaranya: data pembuatan tanda tangan hanya terkait dengan penanda tangan, perubahan setelah penandatanganan dapat diketahui, dan ada cara untuk mengidentifikasi penanda tangan.
PP No. 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik (Pasal 59–60) membagi tanda tangan elektronik menjadi dua jenis:
- Tanda tangan elektronik tersertifikasi: dibuat dengan sertifikat elektronik yang diterbitkan Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) Indonesia.
- Tanda tangan elektronik tidak tersertifikasi: dibuat tanpa sertifikat elektronik dari PSrE Indonesia.
Keduanya sah. Dalam praktik, tanda tangan tersertifikasi lebih mudah dibuktikan bila terjadi sengketa, karena identitas penanda tangan sudah diverifikasi oleh PSrE.
Ada dokumen yang tidak bisa elektronik
UU ITE mengecualikan dokumen tertentu, misalnya surat yang menurut undang-undang harus dibuat tertulis dan akta yang wajib dibuat notaris atau pejabat pembuat akta. Untuk dokumen seperti ini, ikuti bentuk yang disyaratkan.
Tanda Tangan Elektronik vs Tersertifikasi: Mana untuk Dokumen Kamu?
Tabel ini merangkum situasi yang paling sering ditemui. Gunakan sebagai titik awal, bukan aturan mutlak.
| Situasi | Pilihan yang umumnya tepat | Catatan |
|---|---|---|
| Perjanjian sewa, kontrak kerja, kontrak proyek dengan pihak yang kamu kenal | Tanda tangan elektronik | Jejak audit dan verifikasi QR umumnya sudah memadai. Pertimbangkan tersertifikasi bila nilainya besar. |
| Dokumen internal: approval, memo, formulir | Tanda tangan elektronik | Yang penting tercatat siapa menyetujui apa dan kapan. |
| Penawaran, PO, dan surat-menyurat bisnis rutin | Tanda tangan elektronik | Cukup, kecuali pelanggan atau mitra meminta lain. |
| Penerima, bank, atau instansi mensyaratkan tersertifikasi | Tersertifikasi · Privy | Ikuti syarat penerima. Tanyakan sejak awal agar dokumen tidak tertahan. |
| Nilai transaksi besar atau risiko sengketa tinggi | Tersertifikasi · Privy | Identitas yang diverifikasi PSrE memudahkan pembuktian bila terjadi sengketa. |
| Pihak belum saling kenal dan identitas perlu dipastikan | Tersertifikasi · Privy | Verifikasi identitas dilakukan oleh PSrE, bukan hanya lewat email. |
| Akta notaris atau dokumen yang menurut UU harus tertulis | Ikuti bentuk yang disyaratkan | Dikecualikan dari dokumen elektronik oleh UU ITE. Konsultasikan dengan notaris atau praktisi hukum. |
Bila ragu, tanyakan langsung ke pihak penerima atau instansi yang akan memeriksa dokumen.
Daftar Periksa Sebelum Memilih
Jawab lima pertanyaan ini. Jika ada satu saja jawaban "ya", pertimbangkan tanda tangan tersertifikasi.
- Apakah penerima atau instansi meminta tanda tangan tersertifikasi? Bank, instansi pemerintah, dan sebagian korporasi punya syarat sendiri.
- Apakah aturan sektor kamu mensyaratkannya? Cek ketentuan regulator atau kebijakan internal perusahaan kamu.
- Apakah nilai transaksinya besar? Semakin besar nilainya, semakin penting kemudahan pembuktian.
- Apakah kamu belum mengenal pihak lain secara langsung? Verifikasi identitas oleh PSrE mengurangi risiko salah orang.
- Apakah dokumen ini mungkin diperiksa pihak ketiga kelak? Misalnya auditor, pengadilan, atau calon investor.
Jika semua jawabannya "tidak", tanda tangan elektronik dengan jejak audit dan verifikasi QR umumnya sudah cukup.
Apa Itu PSrE?
PSrE (Penyelenggara Sertifikasi Elektronik) adalah lembaga yang memverifikasi identitas seseorang lalu menerbitkan sertifikat elektronik atas namanya. Sertifikat inilah yang dipakai untuk membuat tanda tangan elektronik tersertifikasi.
PSrE Indonesia harus diakui oleh Kementerian Komunikasi dan Digital (Komdigi, dahulu Kominfo). Daftar PSrE yang diakui dapat dicek di situs resmi Komdigi, tte.komdigi.go.id.
Apa yang dilakukan PSrE?
- Memverifikasi identitas penanda tangan. Di Privy, verifikasi memakai e-KTP dan swafoto dengan deteksi keaktifan (liveness), lalu dicocokkan dengan data Dukcapil.
- Menerbitkan sertifikat elektronik yang mengikat tanda tangan dengan identitas tersebut.
- Memungkinkan siapa pun memeriksa keabsahan sertifikat pada dokumen yang sudah ditandatangani.
Tanda Tangan Tersertifikasi di LetsSign
Tanda tangan dasar di LetsSign adalah tanda tangan elektronik (tidak tersertifikasi), dilengkapi kode OTP lewat email, jejak audit, dan verifikasi QR. Untuk dokumen yang memerlukannya, tanda tangan tersertifikasi diterbitkan oleh Privy, Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi, dan tersedia mulai paket Personal. Satu kredit untuk satu tanda tangan tersertifikasi, tanpa langganan tambahan.
Cukup tanda tangan elektronik untuk perjanjian sehari-hari, dokumen internal, penawaran, dan PO. Tersedia di semua paket, termasuk Gratis, tanpa batas (pemakaian wajar).
Perlu tersertifikasi Privy bila penerima, bank, atau instansi mensyaratkannya, atau nilai dan risiko sengketanya besar. Tersedia mulai paket Personal.
Harga per kredit mengikuti paket kamu: Rp3.500 di Personal, Rp3.000 di Tim, dan Rp2.500 di Bisnis. Di paket Gratis, tanda tangan tersertifikasi belum tersedia.
Selengkapnya di halaman tanda tangan tersertifikasi dan Keamanan & Legalitas.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Sah, selama memenuhi syarat UU ITE dan PP 71/2019. Bedanya ada pada kemudahan pembuktian: tanda tangan tersertifikasi didukung verifikasi identitas oleh PSrE.
Umumnya tidak wajib. Banyak perusahaan memakai tanda tangan elektronik dengan jejak audit untuk kontrak kerja. Pertimbangkan tersertifikasi bila kebijakan internal, auditor, atau aturan sektor kamu mensyaratkannya.
Bisa. Di LetsSign, tipe tanda tangan dipilih per penanda tangan, jadi satu pihak bisa memakai tanda tangan tersertifikasi dan pihak lain tanda tangan elektronik biasa. Pastikan dulu semua pihak, terutama penerima dokumen, menyetujui pengaturan itu.
Tidak. E-meterai adalah pelunasan bea meterai atas dokumen, bukan sertifikat identitas penanda tangan. Sebuah dokumen bisa membutuhkan e-meterai, tanda tangan tersertifikasi, keduanya, atau tidak sama sekali. Lihat e-meterai di LetsSign.
Informasi umum, bukan nasihat hukum.
Untuk dokumen dengan nilai besar atau aturan khusus, konsultasikan dengan praktisi hukum.