Daftar isi
Klien meminta kontrak dikembalikan sore ini, sudah ditandatangani. Kamu sedang di luar kantor, printer jauh, dan memindai kertas lewat HP hasilnya miring. Di momen seperti ini, banyak orang bertanya: tanda tangan digital adalah solusi yang sah, atau cuma gambar yang ditempel? Artikel ini menjawabnya.
Tanda tangan digital adalah cara menandatangani dokumen dalam bentuk elektronik, tanpa mencetak dan memindai kertas. Istilah ini sering dipakai bergantian dengan tanda tangan elektronik, padahal dalam aturan di Indonesia keduanya punya konteks yang sedikit berbeda. Panduan ini menjelaskan pengertiannya, keabsahannya, dan cara membuatnya di PDF maupun Word.
Ringkasan
- Tanda tangan digital adalah tanda tangan dalam bentuk elektronik yang dibubuhkan pada dokumen digital.
- Istilah hukumnya di Indonesia adalah tanda tangan elektronik, diatur dalam UU ITE dan PP 71/2019.
- Tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum selama memenuhi persyaratannya.
- Untuk Coretax, kamu memerlukan Kode Otorisasi DJP atau sertifikat elektronik dari PSrE.
Tanda Tangan Digital Adalah…
Tanda tangan digital adalah tanda tangan yang dibuat dan dibubuhkan secara elektronik pada dokumen digital, misalnya PDF. Bentuknya bisa berupa goresan yang digambar di layar, nama yang diketik, atau gambar tanda tangan yang diunggah.
Yang membedakan tanda tangan digital dari sekadar gambar tanda tangan adalah bukti di baliknya: siapa yang menandatangani, kapan, dan apakah dokumen berubah setelah ditandatangani. Aplikasi tanda tangan digital biasanya mencatat bukti ini dalam jejak audit.
Perbedaan Tanda Tangan Digital dan Tanda Tangan Elektronik
Perbedaan tanda tangan digital dan elektronik lebih banyak soal istilah. Dalam UU ITE dan PP 71/2019, istilah resminya adalah tanda tangan elektronik. Sementara itu, "tanda tangan digital" dipakai sehari-hari, dan dalam konteks teknis sering merujuk pada tanda tangan berbasis kriptografi dengan sertifikat elektronik.
| Aspek | Tanda tangan digital | Tanda tangan elektronik |
|---|---|---|
| Dipakai di | Percakapan sehari-hari dan nama produk | Istilah resmi dalam UU ITE dan PP 71/2019 |
| Cakupan | Umumnya tanda tangan pada dokumen digital; secara teknis, tanda tangan berbasis sertifikat | Semua tanda tangan dalam bentuk elektronik, tersertifikasi maupun tidak |
| Contoh | Menandatangani kontrak PDF di aplikasi | Tanda tangan di aplikasi, persetujuan lewat OTP, sertifikat elektronik PSrE |
Untuk penjelasan lebih teknis, lihat halaman fitur tanda tangan elektronik.
Apakah Tanda Tangan Digital Sah di Indonesia?
Ya, dengan syarat. Menurut Pasal 11 UU ITE, tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah selama memenuhi persyaratan, antara lain:
- data pembuatan tanda tangan hanya terkait dengan penanda tangan dan berada dalam kuasanya saat menandatangani;
- perubahan pada tanda tangan atau dokumen setelah ditandatangani dapat diketahui;
- ada cara untuk mengidentifikasi siapa penanda tangannya dan menunjukkan persetujuannya.
PP 71/2019 (Pasal 59–60) membagi tanda tangan elektronik menjadi dua: tersertifikasi, yang dibuat dengan sertifikat elektronik dari Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) Indonesia, dan tidak tersertifikasi. Keduanya memiliki kekuatan hukum; yang tersertifikasi memberi nilai pembuktian yang lebih kuat.
Tanda tangan dasar di LetsSign termasuk tanda tangan elektronik tidak tersertifikasi, dilengkapi verifikasi OTP, jejak audit, dan kode QR untuk mengecek keutuhan dokumen. Selengkapnya di Keamanan & Legalitas.
Perlu nilai pembuktian lebih kuat?
Tanda tangan elektronik tersertifikasi oleh Privy (PSrE resmi) tersedia di LetsSign mulai paket Personal, dibayar per tanda tangan. Selengkapnya di tanda tangan tersertifikasi.
Cara Membuat Tanda Tangan Digital
Cara paling cepat adalah memakai alat buat tanda tangan digital gratis dari LetsSign. Tidak perlu mendaftar untuk membuat tanda tangannya.
1. Pilih cara membuat
Gambar tanda tangan dengan jari atau mouse, ketik nama dan pilih gaya huruf, atau unggah foto tanda tangan di kertas putih.
2. Rapikan hasilnya
Pilih warna tinta, lalu pastikan tanda tangan terlihat jelas dan tidak terpotong.
3. Unduh atau pakai langsung
Unduh sebagai gambar PNG dengan latar transparan, atau lanjutkan untuk menandatangani PDF.
Cara Tanda Tangan Digital di PDF
Berikut cara tanda tangan digital di PDF dengan LetsSign. Hasilnya bukan sekadar gambar yang ditempel, karena setiap tanda tangan tercatat di jejak audit.
- Unggah PDF dari HP atau laptop.
- Pilih tanda tangan yang sudah tersimpan, atau buat yang baru.
- Tempatkan tanda tangan, paraf, atau tanggal di posisi yang tepat.
- Simpan atau kirim ke pihak lain yang perlu ikut menandatangani.
Penjelasan fitur lengkapnya ada di halaman tanda tangan elektronik untuk PDF.
Cara Memasukkan Tanda Tangan Digital di Word
Microsoft Word tidak menyimpan bukti siapa yang menandatangani, jadi tanda tangan digital Word biasanya berupa gambar yang disisipkan. Caranya:
- Buat tanda tangan dan unduh sebagai PNG transparan.
- Di Word, klik Insert › Pictures, lalu pilih file tanda tangan.
- Klik gambar, pilih Wrap Text › In Front of Text, lalu geser ke tempat tanda tangan.
- Simpan dokumen sebagai PDF sebelum dikirim, supaya tata letaknya tidak berubah.
Penting
Gambar tanda tangan di Word mudah disalin dan tidak punya jejak audit. Untuk perjanjian, simpan sebagai PDF lalu tanda tangani di aplikasi tanda tangan digital agar ada bukti siapa yang menandatangani dan kapan.
Tanda Tangan Digital untuk Coretax
Banyak yang mencari tanda tangan digital Coretax saat akan melapor SPT atau membuat faktur pajak. Perlu diketahui: Coretax DJP memakai sistem tanda tangannya sendiri.
Menurut PMK 81/2024, dokumen perpajakan di Coretax ditandatangani dengan Kode Otorisasi DJP atau sertifikat elektronik dari PSrE. Cara mendapatkannya dijelaskan di panduan resmi DJP.
LetsSign tidak dapat dipakai untuk Coretax
Tanda tangan yang dibuat di LetsSign, atau gambar tanda tangan dari aplikasi mana pun, tidak bisa menggantikan Kode Otorisasi DJP atau sertifikat elektronik di Coretax. Ikuti panduan resmi di pajak.go.id.
Pertanyaan Seputar Tanda Tangan Digital
Sah, selama memenuhi persyaratan tanda tangan elektronik dalam UU ITE dan PP 71/2019. Bukti seperti verifikasi OTP dan jejak audit membantu menunjukkan siapa yang menandatangani dan bahwa dokumen tidak berubah.
Tidak persis. Hasil scan hanyalah gambar dan mudah disalin. Tanda tangan digital di aplikasi dilengkapi bukti identitas penanda tangan, waktu, dan keutuhan dokumen.
Tidak. Coretax memerlukan Kode Otorisasi DJP atau sertifikat elektronik dari PSrE, sesuai PMK 81/2024. Ikuti panduan resmi di pajak.go.id.
Tergantung jenis dokumennya. Surat perjanjian dan beberapa dokumen lain dikenai bea meterai. Untuk dokumen digital, gunakan e-meterai. Lihat cara menggunakan e-meterai.