Cara Memperkecil Ukuran PDF untuk Unggah CPNS dan Beasiswa

Kamu baru lulus dan mengisi pendaftaran CPNS sampai tahap unggah berkas, lalu sistem menolak ijazah hasil scan karena ukurannya melewati batas. Masalah ini terjadi karena  ukuran PDF untuk unggah CPNS yang belum kamu sesuaikan dengan batas sistem, jadi proses berhenti padahal dokumennya tinggal submit.

Kamu harus mengecek batas tiap dokumen di pengumuman resmi, lalu memilih besaran file dibawah batas yang sudah ditentukan. Lewat tool kompres PDF di browser, kamu unggah file, pilih target seperti 200 KB, 500 KB, atau 1 MB, lalu unduh, gratis dan tanpa aplikasi.

Di LetsSign kamu bisa perkecil ukuran file PDF gratis tanpa daftar. Panduan ini mengikuti satu contoh sampai selesai: ijazah hasil scanmu berukuran 3,4 MB dan transkrip 1,8 MB untuk pendaftaran.

Cek Batas Ukuran PDF Sebelum Unggah Berkas CPNS dan Beasiswa

Mengatur ukuran PDF untuk unggah CPNS dimulai dari satu kebiasaan: tiap instansi dan penyelenggara beasiswa menetapkan batas ukuran serta format berkasnya sendiri, jadi angka yang berlaku untuk satu seleksi belum tentu sama di seleksi lain. Karena itu langkah pertama adalah membuka pengumuman resmi seleksi yang kamu ikuti dan mencatat batas ukuran serta format tiap dokumen, apakah portal meminta PDF atau gambar.

Sebagai gambaran, pada seleksi CPNS 2024 contoh batasnya yaitu surat lamaran maksimal 300 KB, ijazah bersama Serdik atau STR maksimal 800 KB, dan transkrip maksimal 500 KB, semuanya format PDF. Angka itu berasal dari pengumuman periode tersebut, jadi cek pengumuman terbaru di portal resminya, sscasn.bkn.go.id, sebelum kamu menetapkan target.

Misalnya, dari pengumuman yang kamu ikuti kamu mencatat ijazah maksimal 800 KB dan transkrip maksimal 500 KB. Dengan batas itu di tangan, kamu tahu target yang harus dikejar sebelum menyentuh tool.

Kenapa berkas bisa gugur padahal sudah diunggah

Ada dua cara berkas tersandung di tahap unggah. Pertama, sistem menolak file yang melebihi batas ukuran sebelum berkas sempat masuk. Kedua, dokumen yang tampak buram, misalnya nomor ijazah atau nilai yang kabur, bisa menggugurkan verifikasi administrasi meski ukurannya sudah muat. Target yang kamu pilih perlu memenuhi keduanya: cukup kecil untuk lolos sistem, cukup tajam supaya verifikator bisa membacanya.

Memilih Target Ukuran yang Pas untuk Tiap Berkas

Prinsipnya satu: pilih target satu tingkat di bawah batas portal, supaya ada ruang aman bila hasil kompresi sedikit meleset dari angka. Tabel berikut memetakan tiap berkas ke target yang aman.

Berkas	Target yang aman	Kenapa target ini
Ijazah dan transkrip	500 KB	menjaga nomor ijazah dan nilai tetap terbaca
Surat lamaran atau surat pernyataan berlampiran	500 KB sampai 1 MB	memuat beberapa halaman tanpa kehilangan ketajaman
Berkas satu sampai dua halaman untuk portal berbatas kecil	200 KB	ukuran ringkas untuk portal yang menetapkan batas ketat

Ijazah dan transkrip

Ijazah dan transkrip hasil scan berwarna adalah berkas paling berat di antara dokumen lamaran. Pada contoh batas 800 KB untuk ijazah tadi, pilih target 500 KB supaya hasilnya aman di bawah batas dan nomor ijazah tetap jelas. Transkrip dengan batas 500 KB bisa kamu arahkan ke target yang sama. Kamu bisa kecilkan PDF jadi 500 KB untuk berkas beberapa halaman yang harus tetap jelas, karena pada ukuran ini foto dan hasil scan masih cukup tajam. Dengan contoh tadi, kamu mengompres ijazah dari 3,4 MB dan transkrip dari 1,8 MB, keduanya ke target 500 KB.

Surat lamaran dan surat pernyataan berlampiran

Surat lamaran atau surat pernyataan yang kamu gabung dengan lampiran bisa menjadi beberapa halaman. Untuk berkas seperti ini, 500 KB cocok bila isinya harus tetap jelas, atau PDF di bawah 1 MB bila lampirannya lebih banyak dan batas portalmu memberi ruang lebih longgar. Sesuaikan target dengan angka yang tertulis di pengumuman seleksimu.

KTP dan pas foto

Perhatikan juga format yang diminta, karena tidak semua berkas lamaran berbentuk PDF. Kalau portalmu meminta KTP, pas foto, atau swafoto sebagai gambar JPG, berkas itu tidak melewati tool kompres PDF. Kalau portalmu justru meminta KTP dalam bentuk PDF dan berkasmu berasal dari foto, ubah dulu foto itu menjadi PDF, lalu kamu bisa kompres PDF ke 200 KB.

Mengecilkan Ijazah dan Transkrip Langkah demi Langkah

Berikut cara memperkecil berkas di tool kompres PDF LetsSign, mengikuti contoh ijazah di atas.

1. Buka tool kompres PDF, lalu seret dan lepas PDF ijazah atau pilih dari perangkat. Muncul kartu file yang baru kamu unggah dengan keterangan PDF, maksimal 100 MB.

2. Pilih target ukuran. Di halaman utama ada tingkat Ringan, Sedang, Kuat atau target ukuran; di halaman varian seperti 200 KB, tool sudah memilih target itu otomatis dan kamu bisa menggantinya dengan ukuran lain.

3. Tekan tombol Kompres PDF. Tool menampilkan ukuran sebelum dan sesudah seketika, misalnya ijazah turun dari 3,4 MB ke sekitar 500 KB.
4. Unduh hasilnya, buka, lalu cek nomor ijazah dan nilai masih jelas. Kalau mau, hapus berkas lebih cepat lewat tombol Hapus file dari server sekarang.

Kalau Ukuran Belum Mau Turun

Kadang hasil kompresi hampir tidak berubah. PDF yang isinya hanya teks memang sudah berukuran kecil sejak awal, sedangkan kompresi paling terasa kalau berkasmu berisi hasil scan atau foto. Karena itu, kalau file-mu masih berat, periksa dulu apakah isinya hasil pindaian.

Scan ulang dalam mode hitam putih atau abu-abu menurunkan ukuran lebih jauh. Untuk dokumen 3 sampai 5 halaman, cara ini bisa membawa ukuran ke 200 KB. Bila halamannya banyak dan tetap tidak muat, potong PDF jadi beberapa file, lalu unggah bagian yang portal minta. Kalau tool tidak sampai ke target, kamu tetap mendapat ukuran terkecil yang masih jelas.

Mengecilkan PDF Langsung dari HP

Kamu tidak perlu komputer untuk mengatur ukuran berkas. Buka halaman tool di browser HP, ambil PDF dari penyimpanan atau dari kiriman WhatsApp, pilih target, lalu tekan Kompres PDF, tanpa memasang aplikasi. Kalau dokumenmu masih berupa kertas, kamu bisa scan dokumen pakai HP lebih dulu supaya hasilnya rapi sebelum kamu mengompresnya.

Menjaga Berkas Tetap Terbaca agar Tidak Gugur

Target yang terlalu kecil untuk dokumen tebal bisa membuat teks sulit kamu baca. Tool ini mengompres ulang gambar di dalam PDF, sementara teks tetap tajam, jadi dokumen yang sumbernya teks tetap aman. Pada tingkat Kuat atau target yang sangat kecil, foto dan hasil scan tampak sedikit lebih buram. Sebelum mengunggah, buka file hasil dan pastikan nomor seri ijazah, nama, dan nilai masih jelas. Periksa ini sebelum menekan unggah; pada contoh tadi nomor ijazah tetap jelas di target 500 KB.

Setelah Ukuran Pas: Surat Pernyataan Bermeterai

Ukuran berkas beres, tetapi ada satu dokumen yang meminta langkah tambahan: surat pernyataan atau surat lamaran yang wajib bermeterai. UU No. 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai memasukkan surat perjanjian, surat pernyataan, dan dokumen yang menyatakan jumlah uang di atas Rp5 juta sebagai objek bea meterai di Pasal 3, dengan tarif Rp10.000 per dokumen di Pasal 5.

Setelah ukuran PDF final, kamu bisa bubuhkan e-meterai di PDF langsung dari LetsSign. Keping e-meterai mulai Rp12.000 di paket Gratis dan makin hemat di paket berbayar, hingga Rp11.000 di paket Bisnis. Setelah ukuran surat pernyataanmu pas, kamu bubuhkan e-meterai di area tanda tangan, lalu unggah seluruh berkas sebagai satu dokumen final.

Pertanyaan Seputar Berkas CPNS dan Beasiswa

Portal minta ukuran 150 KB, padahal presetnya tidak ada

Pilih target yang lebih kecil dari batas itu, lalu jalankan kompresi. Kalau tool tidak pas menyentuh angka itu, kamu tetap mendapat ukuran terkecil yang masih jelas, lalu bandingkan dengan batas portal. Bila masih di atas 150 KB, kurangi jumlah halaman dengan memisah PDF, lalu unggah bagian yang portal minta.

Apakah file-ku aman, dan kapan terhapus?

Koneksi ke tool terenkripsi, dan tool memproses file otomatis tanpa ada orang yang melihatnya. Tool menghapus file otomatis paling lama 1 jam, atau kamu bisa menghapusnya lebih cepat lewat tombol Hapus file dari server sekarang. Kami tidak memakai berkasmu untuk keperluan lain.

Kompres dulu atau bubuhkan e-meterai dulu?

Kompres sampai ukuran final dulu, baru bubuhkan e-meterai. Proses kompresi memproses ulang isi file, jadi membubuhkan e-meterai setelah ukuran pas menjaga nomor seri e-meterai tetap utuh pada versi yang kamu unggah.